Наложен платеж в Източна Европа: равнение на изплащанията от куриерите

В голяма част от Централна и Източна Европа наложеният платеж все още е предпочитаният начин, по който много клиенти плащат онлайн. За магазина наложеният платеж носи повече поръчки и един тих счетоводен проблем: парите се събират от някой друг, пристигат дни по-късно, обединени със стотици други пратки, намалени с таксите, понякога в друга валута.

Тази статия обяснява къде се обърква равнението на наложените платежи и как да изградите рутина, при която парите за всяка пратка са отчетени.

Доставената пратка не е платена поръчка

Куриерът предава пратката и взема парите. В този момент поръчката Ви е доставена, но на Вас още не Ви е платено. Парите минават през няколко стъпки:

1. Събрани от шофьора или чрез плащане в автомата.
2. Преведени от куриера, обикновено наведнъж за много пратки, често веднъж дневно или няколко пъти седмично.
3. Постъпили в банковата Ви сметка като един превод, понякога с удържани такси.

Само последната стъпка означава пари, които наистина имате. Статуси при проследяването като „парите са преведени“ описват какво куриерът казва, че е направил. Те са полезен сигнал, но не са доказателство.

Как куриерите отчитат парите

Всеки куриер Ви дава различен вид доказателство:

• Sameday и FAN Courier предоставят отчети за сумите по наложен платеж, които са събрали и превели, по товарителница, които могат да се изтеглят или прочетат чрез техните системи.
• GLS изпраща отчети за сетълмента на наложените платежи по имейл като дневен файл със списък на пратките зад даден превод.
• Банковото Ви извлечение показва по един ред за всеки превод, с обща сума и кратко основание.

За да направите равнение, трябва да свържете и трите: пратка → ред в отчета на куриера → банков превод.

Къде се обърква

Отчетът не обхваща всичко

Отчетите на куриерите не винаги са пълни. Трансграничните пратки например може да се уреждат чрез друго юридическо лице или да се отчитат отделно от вътрешните. Ако правите равнение само по вътрешния отчет, тези пратки просто никога не се появяват и нищо не Ви подсказва, че липсват.

Поръчките се маркират като платени твърде рано

Изкушаващо е да маркирате поръчката като платена, когато куриерът съобщи, че парите са събрани или преведени. Ако преводът така и не пристигне или пристигне с по-малка сума, ще разберете много по-късно, ако изобщо разберете. Поръчката изглежда уредена, фактурата изглежда платена, а парите ги няма.

Групови преводи и такси

Един банков превод може да обхваща стотици пратки. Ако куриерът удържа такси, преводът няма да съвпада със сбора на наложените платежи. За всяко изплащане Ви трябват брутната сума, таксите и нетната сума, както и пратките зад него.

Валути

Ако изпращате с наложен платеж в няколко държави, куриерът може да Ви плаща в няколко валути: леи за Румъния, евро за България, откакто тя се присъедини към еврозоната през 2026 г., форинти за Унгария. Всяка валута изисква отделно съпоставяне, а смесването им скрива разминаванията.

Връщания и отказани пратки

Отказаната пратка с наложен платеж не носи пари, но може все пак да Ви струва доставката. Връщанията след поръчка с наложен платеж водят до възстановяване на сума на клиент, който е платил в брой. И двете трябва да се следят отделно от изплащанията.

Рутина за равнение, която работи

1. Записвайте сумата на наложения платеж във всяка товарителница. Знайте точно колко трябва да донесе всяка пратка.
2. Поставяйте собствена референция на всяка пратка, например номера на поръчката, така че всеки ред от отчета на куриера да може да се свърже обратно без гадаене.
3. Събирайте всеки отчет от куриерите: от всеки куриер и всяка държава, веднага щом е наличен.
4. Изграждайте изплащанията: групирайте редовете от отчетите в превода, към който принадлежат, с бруто, такси и нето.
5. Съпоставяйте всяко изплащане с ред в банката. Едва тогава маркирайте включените в него поръчки като платени.
6. Преследвайте останалото. Доставени пратки без ред в отчет или редове в отчет без банков превод след разумен срок са Вашият списък за куриера.

На ръка, с електронна таблица, това работи при няколко десетки пратки седмично. При стотици просто спира да се случва.

Как го прави Opvelo

В Доставяйте и приемайте връщания и Получавайте плащания и познавайте числата си:

• Доставката се заявява вместо Вас. Товарителниците се създават при Sameday, FAN Courier или GLS за доставка до адрес, до автомат или до офис, със сумата на наложения платеж, взета от поръчката.
• Парите от всеки куриер в един изглед. Изплащанията от всеки куриер стоят до плащанията с карта и сетълментите от маркетплейсите, с бруто, такси и нето за всяко, като всяка валута се води отделно.
• Всяко изплащане, съпоставено с банковия си превод. Opvelo чете банковите Ви извлечения и съпоставя всеки входящ превод с неговото изплащане.
• Наложеният платеж се маркира като платен само когато парите стигнат до банката Ви. Нищо не се приема на доверие от статуса при проследяването и нищо не се забравя. След това изплащането от куриера маркира своите поръчки като платени в счетоводството Ви.
• Разминаванията се отбелязват, никога не се коригират тихомълком. Когато пратка е доставена, но парите за нея не са постъпили, или изплащане не съвпада с случилото се, научавате, заедно с доказателствата.

Резултатът

Наложеният платеж не е нужно да бъде загадка в края на месеца. Когато всяка пратка е свързана с ред в отчет и всеки ред в отчет е свързан с банков превод, всеки ден знаете кои поръчки са платени, кои пари са на път и за кои пратки да питате куриера си.