Pagamento à cobrança na Europa de Leste: conciliar os pagamentos das transportadoras

Em grande parte da Europa Central e de Leste, o pagamento à cobrança continua a ser a forma preferida de muitos clientes pagarem as compras online. Para uma loja, a cobrança traz mais encomendas e um problema contabilístico discreto: o dinheiro é recebido por outra pessoa, chega dias depois, agrupado com centenas de outras encomendas, com comissões descontadas e, por vezes, noutra moeda.

Este artigo explica onde a conciliação dos pagamentos à cobrança costuma falhar e como montar uma rotina em que o dinheiro de cada encomenda fica contabilizado.

Uma encomenda entregue não é uma encomenda paga

A transportadora entrega a encomenda e recebe o dinheiro. Nesse momento, a encomenda está entregue, mas a loja ainda não foi paga. O dinheiro passa por várias etapas:

1. Cobrado pelo estafeta ou através do pagamento no cacifo.
2. Transferido pela transportadora, normalmente num lote que abrange muitas encomendas, muitas vezes uma vez por dia ou algumas vezes por semana.
3. Recebido na sua conta bancária, numa única transferência, por vezes com comissões descontadas.

Só a última etapa corresponde a dinheiro que tem de facto. Estados de seguimento como “valor transferido” descrevem o que a transportadora diz ter feito. São um sinal útil, mas não são uma prova.

Como as transportadoras reportam o dinheiro

Cada transportadora fornece um tipo de comprovativo diferente:

• A Sameday e a FAN Courier disponibilizam relatórios dos valores à cobrança recebidos e transferidos, por guia de transporte, que podem ser descarregados ou consultados nos seus sistemas.
• A GLS envia relatórios de liquidação da cobrança por email, num ficheiro diário que lista as encomendas incluídas numa transferência.
• O seu extrato bancário mostra uma linha por transferência, com um total e uma referência curta.

Para conciliar, tem de ligar os três: encomenda → linha do relatório da transportadora → transferência bancária.

Onde as coisas correm mal

O relatório não cobre tudo

Os relatórios das transportadoras nem sempre estão completos. As encomendas internacionais, por exemplo, podem ser liquidadas por outra entidade ou reportadas separadamente das nacionais. Se conciliar apenas a partir do relatório nacional, essas encomendas simplesmente nunca aparecem, e nada lhe diz que faltam.

Marcar encomendas como pagas cedo demais

É tentador marcar uma encomenda como paga quando a transportadora diz que o dinheiro foi cobrado ou transferido. Se a transferência nunca chegar, ou chegar com um valor inferior, só vai descobrir muito mais tarde, se chegar a descobrir. A encomenda parece liquidada, a fatura parece paga e o dinheiro não está lá.

Lotes e comissões

Uma única transferência bancária pode abranger centenas de encomendas. Se a transportadora descontar comissões, a transferência não vai coincidir com a soma dos valores à cobrança. Precisa do valor bruto, das comissões e do valor líquido de cada pagamento, bem como das encomendas que o compõem.

Moedas

Se envia encomendas à cobrança para vários países, a transportadora pode pagar-lhe em várias moedas: leus para a Roménia, euros para a Bulgária desde que aderiu à área do euro em 2026, florins para a Hungria. Cada moeda precisa da sua própria conciliação, e misturá-las esconde diferenças.

Devoluções e encomendas recusadas

Uma encomenda à cobrança recusada não gera dinheiro, mas pode custar-lhe o envio na mesma. As devoluções de uma encomenda à cobrança dão origem a um reembolso a um cliente que pagou em dinheiro. Ambos os casos têm de ser acompanhados separadamente dos pagamentos.

Uma rotina de conciliação que funciona

1. Registe o valor à cobrança em cada guia de transporte. Saiba exatamente quanto cada encomenda deve render.
2. Coloque a sua própria referência em cada encomenda, como o número da encomenda, para que cada linha do relatório da transportadora possa ser associada sem adivinhações.
3. Reúna todos os relatórios das transportadoras, de todas as transportadoras e de todos os países, assim que estiverem disponíveis.
4. Construa os pagamentos: agrupe as linhas do relatório na transferência a que pertencem, com valor bruto, comissões e valor líquido.
5. Associe cada pagamento a uma linha do extrato bancário. Só então marque como pagas as encomendas nele incluídas.
6. Vá atrás do que falta. Encomendas entregues sem linha no relatório, ou linhas do relatório sem transferência bancária, passado um prazo razoável, são a sua lista de questões para a transportadora.

Funciona à mão, com uma folha de cálculo, quando são algumas dezenas de encomendas por semana. Quando são centenas, deixa de acontecer.

Como o Opvelo trata disto

Em Entregue e receba devoluções e Receba e conheça os seus números:

• Envios marcados automaticamente. As guias de transporte são criadas com a Sameday, a FAN Courier ou a GLS, para entrega ao domicílio, em cacifos ou em pontos de recolha, com o valor à cobrança definido a partir da encomenda.
• O dinheiro de todas as transportadoras numa só vista. Os pagamentos de cada transportadora aparecem ao lado dos pagamentos com cartão e das liquidações dos marketplaces, com valor bruto, comissões e valor líquido para cada um, e cada moeda mantida em separado.
• Cada pagamento associado à sua transferência bancária. O Opvelo lê os seus extratos bancários e associa cada transferência recebida ao respetivo pagamento.
• A cobrança só é marcada como paga quando o dinheiro chega ao seu banco. Nada é presumido a partir de um estado de seguimento, e nada fica esquecido. Um pagamento da transportadora marca então as respetivas encomendas como pagas na sua contabilidade.
• As diferenças são assinaladas, nunca ajustadas em silêncio. Quando uma encomenda foi entregue mas o dinheiro não chegou, ou um pagamento não corresponde ao que aconteceu, é avisado, com as provas.

O resultado

O pagamento à cobrança não tem de ser um mistério no fecho do mês. Com cada encomenda ligada a uma linha do relatório e cada linha do relatório ligada a uma transferência bancária, sabe todos os dias que encomendas estão pagas, que dinheiro está a caminho e sobre que encomendas deve questionar a sua transportadora.