Vender em vários países da UE: o IVA OSS explicado para lojas online

As primeiras encomendas de outro país da UE parecem só boas notícias. Depois começam as perguntas: que IVA se cobra, que taxa vai na fatura, em que moeda e quem recebe o dinheiro? O balcão único da UE (One-Stop Shop, OSS) responde à maioria, mas só se a sua loja, as suas faturas e a sua contabilidade contarem todas a mesma história.

Este artigo explica como funciona o OSS para uma loja online que vende bens a consumidores, e os pormenores práticos que decidem se os números batem certo no fim do trimestre.

O limiar de 10 000 €

Desde 1 de julho de 2021, as vendas à distância de bens a consumidores de outros países da UE seguem uma única regra: quando as suas vendas B2C transfronteiriças na UE ultrapassam 10 000 € num ano civil, cobra o IVA do país do cliente, e não o do seu.

Alguns pontos que costumam surpreender os comerciantes:

• Os 10 000 € são um total único para toda a UE, não por país. Dez encomendas para a Alemanha e dez para Itália contam em conjunto.
• Inclui também determinados serviços digitais transfronteiriços, se os vender.
• Abaixo do limiar, pode continuar a cobrar o IVA do seu país, mas também pode optar mais cedo pelo IVA do país de destino.
• Se ultrapassar o limiar durante o ano, o IVA de destino aplica-se a partir da venda que o ultrapassa.

Para uma loja em crescimento por toda a Europa, costuma ser mais seguro planear o IVA de destino desde o início.

O que muda com o balcão único

Cobrar IVA alemão numa encomenda para a Alemanha obrigava antes a registar-se para efeitos de IVA na Alemanha. O OSS elimina essa necessidade: regista-se uma única vez, no seu próprio país, e declara todas as suas vendas B2C transfronteiriças na UE numa única declaração OSS trimestral, com um único pagamento. A sua autoridade tributária encaminha a parte de cada país.

O que o OSS não muda:

• As taxas de cada país continuam a aplicar-se: 19% na Alemanha, 20% na Áustria, 21% na Bélgica, 23% na Polónia, e assim por diante. As taxas reduzidas também seguem o país de destino.
• As suas vendas nacionais continuam a ser declaradas na declaração periódica de IVA habitual.
• As vendas B2B a um cliente com um número de IVA da UE válido ficam normalmente sujeitas à autoliquidação: sem IVA na fatura e, em vez disso, uma menção legal.
• As exportações para fora da UE estão normalmente isentas (taxa zero), mediante prova de exportação.
• As remessas importadas de baixo valor (até 150 €) têm o seu próprio regime, o IOSS. É distinto do OSS.

De onde vem a taxa

No checkout, a Shopify pode cobrar o IVA do país de destino depois de configurar as definições de impostos para o OSS. É esse o preço que o cliente pagou. A fatura tem de coincidir exatamente com ele, com a mesma taxa e o mesmo valor de IVA, caso contrário a sua contabilidade e a sua declaração OSS não vão bater certo com o que foi cobrado aos clientes.

O problema é que a fatura é muitas vezes emitida noutro lado: numa app de faturação ou num software de contabilidade com as suas próprias definições de IVA, frequentemente configuradas uma única vez para as vendas nacionais. Uma única taxa por defeito aplicada a todas as faturas é um dos erros de OSS mais fáceis de cometer, e um dos mais difíceis de detetar.

Quem decide é o país de envio

Nas vendas à distância de bens, o país do IVA é aquele onde os bens chegam: o endereço de envio, não o endereço de faturação. Um cliente com endereço de faturação no seu país que envia a encomenda para a Polónia é uma venda OSS polaca.

Isto também importa na fatura. Se a fatura mostrar o endereço de faturação no seu próprio país, os seus sistemas (ou a plataforma nacional de faturação eletrónica) podem tratá-la como uma venda nacional, apesar de o cliente ter pago IVA polaco. Quando os países de envio e de faturação são diferentes, o documento deve seguir o país de envio.

Taxas de câmbio

As declarações OSS são apresentadas em euros. Se fatura noutra moeda, ou vende em euros mas mantém a contabilidade numa moeda nacional, há duas conversões que importam:

• Na fatura, o valor do IVA tem normalmente de ser indicado na sua moeda nacional, à taxa de câmbio exigida pelas regras do seu país. Para uma empresa romena, por exemplo, as faturas usam a taxa de referência do Banco Nacional da Roménia publicada antes da data da fatura.
• Na declaração OSS, os valores são convertidos em euros à taxa do Banco Central Europeu do último dia do trimestre.

Registe a taxa em cada fatura. Quando um valor parecer estranho meses depois, a taxa impressa no documento é a única resposta fiável.

Erros comuns

• Uma única taxa de IVA para todas as faturas. A loja cobrou 23%, a fatura diz 21%.
• Endereço de faturação em vez do endereço de envio. Uma venda transfronteiriça é reportada como nacional.
• OSS ativado num sistema, mas não no outro. A Shopify cobra o IVA de destino e a ferramenta de faturação não sabe, ou vice-versa.
• Taxas desatualizadas. Os países alteram as taxas de IVA; uma tabela de taxas copiada uma vez fica desatualizada.
• Nenhum registo das taxas de câmbio. Ninguém consegue explicar o valor do IVA na moeda nacional.

Como o Opvelo trata disto

Em Receba e conheça os seus números, as vendas transfronteiriças são faturadas com o IVA do país de destino ao abrigo do regime OSS da UE, a taxas de câmbio oficiais. Concretamente:

• A taxa vem da encomenda. O Opvelo lê o imposto que a Shopify efetivamente cobrou e coloca essa taxa na fatura, associada ao tipo de IVA correspondente no seu software de faturação.
• As discrepâncias são assinaladas, não faturadas em silêncio. Se a taxa de uma encomenda não corresponder à esperada para o país de destino, por exemplo porque o OSS está ativo num sítio e desativado noutro, é avisado em vez de receber um documento fiscal errado.
• A fatura segue o país de envio nas vendas OSS, para que uma venda transfronteiriça não seja declarada como nacional.
• Exportações e B2B são tratadas com os casos de taxa zero de que precisam.
• As vistas de IVA mostram as suas vendas à medida que o negócio funciona, e uma exportação limpa segue para o seu contabilista.

O Opvelo prepara faturas corretas e os dados que as sustentam. A entrega da declaração OSS trimestral continua a cargo de si ou do seu contabilista.

Antes de ativar o OSS

1. Verifique o seu total de vendas B2C transfronteiriças até agora este ano.
2. Registe-se no OSS junto da sua autoridade tributária.
3. Configure os impostos da Shopify para cobrar o IVA de destino.
4. Garanta que a sua ferramenta de faturação conhece todas as taxas da UE que vai usar e utiliza o país de envio.
5. Decida quem prepara a declaração trimestral e a partir de que dados.

Este artigo contém informação geral e não constitui aconselhamento fiscal. As taxas e as regras nacionais mudam; confirme os pormenores com o seu contabilista.