Vender en varios países de la UE: el IVA en ventanilla única (OSS) explicado para tiendas online

Los primeros pedidos desde otro país de la UE parecen todo ventajas. Luego empiezan las preguntas: ¿qué IVA cobras, qué tipo va en la factura, en qué moneda y quién se queda el dinero? La ventanilla única de la UE (One-Stop Shop, OSS) responde a la mayoría, pero solo si tu tienda, tus facturas y tu contabilidad cuentan la misma historia.

Este artículo explica cómo funciona el OSS para una tienda online que vende bienes a consumidores, y los detalles prácticos que deciden si los números cuadran al final del trimestre.

El umbral de 10.000 €

Desde el 1 de julio de 2021, las ventas a distancia de bienes a consumidores de otros países de la UE siguen una regla: en cuanto tus ventas B2C transfronterizas en la UE superan los 10.000 € en un año natural, cobras el IVA del país del cliente, no el tuyo.

Algunos puntos que suelen sorprender a los comerciantes:

• Los 10.000 € son un único total para toda la UE, no por país. Diez pedidos a Alemania y diez a Italia cuentan juntos.
• También incluye ciertos servicios digitales transfronterizos, si los vendes.
• Por debajo del umbral puedes seguir cobrando el IVA de tu país, pero también puedes optar antes por el IVA del país de destino.
• En cuanto superas el umbral durante el año, el IVA del país de destino se aplica desde la venta con la que lo superas.

Para una tienda que crece por Europa, suele ser más seguro planificar con el IVA del país de destino desde el principio.

Qué cambia la ventanilla única

Cobrar IVA alemán en un pedido alemán antes significaba registrarse a efectos de IVA en Alemania. El OSS lo elimina: te registras una sola vez, en tu propio país, y declaras todas tus ventas B2C transfronterizas en la UE en una declaración trimestral de OSS, con un solo pago. Tu administración tributaria reparte la parte de cada país.

Lo que el OSS no cambia:

• Se siguen aplicando los tipos de cada país: 19 % en Alemania, 20 % en Austria, 21 % en Bélgica, 23 % en Polonia, etc. Los tipos reducidos también siguen al país de destino.
• Tus ventas nacionales se siguen declarando en tu declaración de IVA habitual.
• Las ventas B2B a un cliente con un número de IVA de la UE válido suelen acogerse a la inversión del sujeto pasivo: sin IVA en la factura y, en su lugar, una mención legal.
• Las exportaciones fuera de la UE normalmente están exentas, con prueba de la exportación.
• Los envíos importados de bajo valor (hasta 150 €) tienen su propio régimen, el IOSS. Es independiente del OSS.

De dónde sale el tipo

En el checkout, Shopify puede cobrar el IVA del país de destino una vez que has configurado tus impuestos para el OSS. Ese es el precio que pagó el cliente. La factura tiene que coincidir exactamente, con el mismo tipo y el mismo importe de IVA, o tu contabilidad y tu declaración de OSS no coincidirán con lo que se cobró a los clientes.

El problema es que la factura suele generarse en otro sitio: una app de facturación o un software contable con su propia configuración de IVA, a menudo configurado una sola vez para ventas nacionales. Un único tipo por defecto estampado en todas las facturas es uno de los errores de OSS más fáciles de cometer, y de los más difíciles de detectar.

Manda el país de envío

En las ventas a distancia de bienes, el país del IVA es aquel al que llegan los bienes: la dirección de envío, no la de facturación. Un cliente con dirección de facturación en tu país que envía a Polonia es una venta OSS polaca.

Esto también importa en la factura. Si la factura muestra la dirección de facturación en tu propio país, tus sistemas (o tu plataforma nacional de facturación electrónica) pueden tratarla como una venta nacional, aunque el cliente haya pagado IVA polaco. Cuando el país de envío y el de facturación difieren, el documento debe seguir al país de envío.

Tipos de cambio

Las declaraciones de OSS se presentan en euros. Si facturas en otra moneda, o vendes en euros pero llevas la contabilidad en una moneda nacional, importan dos conversiones:

• En la factura, el importe del IVA normalmente debe indicarse en tu moneda nacional, al tipo de cambio que exijan las normas de tu país. Una empresa rumana, por ejemplo, usa en sus facturas el tipo de referencia del Banco Nacional de Rumanía publicado antes de la fecha de la factura.
• En la declaración de OSS, los importes se convierten a euros al tipo del Banco Central Europeo del último día del trimestre.

Registra el tipo en cada factura. Cuando una cifra no cuadre meses después, el tipo impreso en el documento es la única respuesta fiable.

Errores habituales

• Un solo tipo de IVA para todas las facturas. La tienda cobró un 23 % y la factura dice 21 %.
• Dirección de facturación en lugar de dirección de envío. Una venta transfronteriza se declara como nacional.
• OSS activado en un sistema pero no en el otro. Shopify cobra el IVA de destino y la herramienta de facturación no lo sabe, o al revés.
• Tipos desactualizados. Los países cambian sus tipos de IVA; una tabla copiada una vez se queda anticuada.
• Sin registro de los tipos de cambio. Nadie puede explicar la cifra del IVA en moneda nacional.

Cómo lo resuelve Opvelo

En Cobra y conoce tus números, las ventas transfronterizas se facturan con el IVA del país de destino en el régimen OSS de la UE, a tipos de cambio oficiales. En concreto:

• El tipo sale del pedido. Opvelo lee el impuesto que Shopify cobró realmente y pone ese tipo en la factura, asociado al tipo de IVA correspondiente en tu software de facturación.
• Las discrepancias se señalan, no se facturan en silencio. Si el tipo de un pedido no coincide con el esperado para el país de destino, por ejemplo porque el OSS está activado en un sitio y desactivado en otro, recibes un aviso en lugar de un documento fiscal erróneo.
• La factura sigue al país de envío en las ventas OSS, para que una venta transfronteriza no se declare como nacional.
• Las exportaciones y el B2B se gestionan con los supuestos de tipo cero que necesitan.
• Las vistas de IVA muestran tus ventas a medida que funciona el negocio, y una exportación limpia llega a tu gestor.

Opvelo prepara facturas correctas y los datos que hay detrás. La presentación de la declaración trimestral de OSS sigue siendo cosa tuya o de tu gestor.

Antes de activar el OSS

1. Revisa el total de tus ventas B2C transfronterizas en lo que va de año.
2. Regístrate en el OSS ante tu administración tributaria.
3. Configura los impuestos de Shopify para cobrar el IVA del país de destino.
4. Asegúrate de que tu herramienta de facturación conoce todos los tipos de la UE que vas a usar y se basa en el país de envío.
5. Decide quién prepara la declaración trimestral y a partir de qué datos.

Este artículo es información general, no asesoramiento fiscal. Los tipos y las normas nacionales cambian; confirma los detalles con tu gestor.