Vânzări în mai multe țări din UE: TVA OSS explicat pentru magazinele online

Primele comenzi dintr-o altă țară din UE par doar un câștig. Apoi încep întrebările: al cui TVA îl aplici, ce cotă scrii pe factură, în ce monedă și cine primește banii? Ghișeul unic al UE (One-Stop Shop, OSS) răspunde la majoritatea, dar doar dacă magazinul, facturile și contabilitatea ta spun aceeași poveste.

Articolul acesta explică cum funcționează OSS pentru un magazin online care vinde bunuri către consumatori și detaliile practice care decid dacă cifrele se potrivesc la final de trimestru.

Pragul de 10.000 €

Din 1 iulie 2021, vânzările la distanță de bunuri către consumatori din alte țări UE urmează o singură regulă: odată ce vânzările tale B2C transfrontaliere în UE depășesc 10.000 € într-un an calendaristic, aplici TVA-ul țării clientului, nu pe al tău.

Câteva aspecte care îi surprind adesea pe comercianți:

• Pragul de 10.000 € este un singur total la nivelul UE, nu pe țară. Zece comenzi în Germania și zece în Italia se adună.
• Include și anumite servicii digitale transfrontaliere, dacă vinzi așa ceva.
• Sub prag poți continua să aplici TVA-ul din țara ta, dar poți opta și pentru TVA-ul de destinație mai devreme.
• Odată ce depășești pragul în cursul anului, TVA-ul de destinație se aplică începând cu vânzarea care îl depășește.

Pentru un magazin care crește în toată Europa, e de obicei mai sigur să planifici TVA-ul de destinație de la început.

Ce schimbă ghișeul unic OSS

Să aplici TVA german pe o comandă din Germania însemna înainte să te înregistrezi în scopuri de TVA în Germania. OSS elimină asta: te înregistrezi o singură dată, în țara ta, și declari toate vânzările B2C transfrontaliere din UE într-o singură declarație OSS trimestrială, cu o singură plată. Autoritatea fiscală din țara ta transmite fiecărei țări partea ei.

Ce nu schimbă OSS:

• Cotele fiecărei țări se aplică în continuare: 19% în Germania, 20% în Austria, 21% în Belgia, 23% în Polonia și așa mai departe. Și cotele reduse urmează țara de destinație.
• Vânzările interne se declară în continuare în decontul tău obișnuit de TVA.
• Vânzările B2B către un client cu un cod de TVA UE valid intră de obicei sub taxare inversă: fără TVA pe factură, ci cu o mențiune legală în schimb.
• Exporturile în afara UE sunt de regulă scutite, cu dovada exportului.
• Transporturile importate de valoare mică (până la 150 €) au propriul regim, IOSS. E separat de OSS.

De unde vine cota

La checkout, Shopify poate aplica TVA-ul țării de destinație odată ce ți-ai configurat setările de taxe pentru OSS. Acesta e prețul plătit de client. Factura trebuie să corespundă exact, cu aceeași cotă și aceeași valoare a TVA-ului, altfel contabilitatea și declarația OSS nu se vor potrivi cu ce li s-a încasat clienților.

Problema e că factura e emisă adesea în altă parte: o aplicație de facturare sau un program de contabilitate cu propriile setări de TVA, configurate de multe ori o singură dată, pentru vânzările interne. O singură cotă implicită pusă pe fiecare factură e una dintre cele mai ușor de făcut greșeli OSS și una dintre cele mai greu de observat.

Țara de livrare decide

Pentru vânzările la distanță de bunuri, țara TVA-ului este cea în care ajung bunurile: adresa de livrare, nu adresa de facturare. Un client cu adresa de facturare în țara ta care livrează în Polonia înseamnă o vânzare OSS în Polonia.

Asta contează și pe factură. Dacă factura arată adresa de facturare din țara ta, sistemele tale (sau platforma națională de facturare electronică) o pot trata ca vânzare internă, deși clientul a plătit TVA polonez. Când țara de livrare și cea de facturare diferă, documentul trebuie să urmeze țara de livrare.

Cursurile de schimb

Declarațiile OSS se depun în euro. Dacă facturezi în altă monedă sau vinzi în euro, dar ții contabilitatea într-o monedă națională, contează două conversii:

• Pe factură, valoarea TVA trebuie de obicei indicată în moneda națională, la cursul cerut de regulile țării tale. Pentru o firmă din România, de exemplu, facturile folosesc cursul BNR publicat înainte de data facturii.
• În declarația OSS, sumele se convertesc în euro la cursul Băncii Centrale Europene din ultima zi a trimestrului.

Înregistrează cursul pe fiecare factură. Când o cifră pare în neregulă după câteva luni, cursul tipărit pe document e singurul răspuns de încredere.

Greșeli frecvente

• O singură cotă de TVA pe toate facturile. Magazinul a încasat 23%, factura spune 21%.
• Adresa de facturare în loc de adresa de livrare. O vânzare transfrontalieră e raportată ca internă.
• OSS activat într-un sistem, dar nu și în celălalt. Shopify aplică TVA-ul de destinație, iar aplicația de facturare nu știe, sau invers.
• Cote învechite. Țările își schimbă cotele de TVA; un tabel de cote copiat o singură dată se învechește.
• Nicio evidență a cursurilor de schimb. Nimeni nu poate explica valoarea TVA-ului în moneda națională.

Cum rezolvă Opvelo

În Încasează și cunoaște-ți cifrele, vânzările transfrontaliere sunt facturate cu TVA-ul țării de destinație în regimul OSS al UE, la cursuri oficiale. Concret:

• Cota vine din comandă. Opvelo citește taxa pe care Shopify a aplicat-o efectiv și pune acea cotă pe factură, mapată la tipul de TVA corespunzător din programul tău de facturare.
• Nepotrivirile sunt semnalate, nu facturate pe tăcute. Dacă cota de pe o comandă nu corespunde cu ce e de așteptat pentru țara de destinație, de exemplu pentru că OSS e activat într-un loc și dezactivat în altul, primești o alertă în loc de un document fiscal greșit.
• Factura urmează țara de livrare pentru vânzările OSS, ca o vânzare transfrontalieră să nu fie raportată ca internă.
• Exporturile și vânzările B2B sunt tratate cu cazurile de cotă zero de care au nevoie.
• Rapoartele de TVA îți arată vânzările pe măsură ce afacerea funcționează, iar contabilul primește un export curat.

Opvelo pregătește facturi corecte și datele din spatele lor. Depunerea declarației OSS trimestriale rămâne în grija ta sau a contabilului tău.

Înainte să activezi OSS

1. Verifică totalul vânzărilor B2C transfrontaliere de la începutul anului.
2. Înregistrează-te pentru OSS la autoritatea fiscală.
3. Configurează taxele din Shopify să aplice TVA-ul de destinație.
4. Asigură-te că aplicația de facturare cunoaște fiecare cotă UE pe care o vei folosi și că folosește țara de livrare.
5. Decide cine pregătește declarația trimestrială și din ce date.

Acest articol oferă informații generale, nu consultanță fiscală. Cotele și regulile naționale se schimbă; confirmă detaliile cu contabilul tău.