Verkopen in meerdere EU-landen: OSS-btw uitgelegd voor webshops

De eerste orders uit een ander EU-land voelen als pure winst. Dan beginnen de vragen: wiens btw reken je, welk tarief komt op de factuur, in welke valuta staat die, en wie krijgt het geld? Het One-Stop-Shop-systeem (OSS) van de EU beantwoordt de meeste daarvan, maar alleen als je winkel, je facturen en je boekhouding allemaal hetzelfde verhaal vertellen.

Dit artikel laat zien hoe OSS werkt voor een webshop die goederen aan consumenten verkoopt, en welke praktische details bepalen of de cijfers aan het einde van het kwartaal kloppen.

De drempel van € 10.000

Sinds 1 juli 2021 volgen afstandsverkopen van goederen aan consumenten in andere EU-landen één regel: zodra je grensoverschrijdende B2C-verkopen in de EU in een kalenderjaar boven € 10.000 uitkomen, reken je de btw van het land van de klant, niet die van jezelf.

Een paar punten die merchants vaak verrassen:

• De € 10.000 is één totaal voor de hele EU, niet per land. Tien orders naar Duitsland en tien naar Italië tellen samen.
• Ook bepaalde grensoverschrijdende digitale diensten tellen mee, als je die verkoopt.
• Onder de drempel mag je je binnenlandse btw blijven rekenen, maar je kunt er ook eerder voor kiezen de btw van het land van bestemming toe te passen.
• Overschrijd je de drempel in de loop van het jaar, dan geldt de btw van het land van bestemming vanaf de verkoop waarmee je de drempel overschrijdt.

Voor een winkel die in heel Europa groeit, is het meestal veiliger om vanaf het begin op btw van het land van bestemming te rekenen.

Wat het One-Stop-Shop-systeem verandert

Duitse btw rekenen op een Duitse order betekende vroeger dat je je in Duitsland voor de btw moest registreren. OSS maakt dat overbodig: je registreert je één keer, in je eigen land, en geeft al je grensoverschrijdende B2C-verkopen in de EU aan in één OSS-aangifte per kwartaal, met één betaling. Je belastingdienst stuurt het deel van elk land door.

Wat OSS niet verandert:

• De tarieven van elk land blijven gelden: 19% in Duitsland, 20% in Oostenrijk, 21% in België, 23% in Polen, enzovoort. Ook verlaagde tarieven volgen het land van bestemming.
• Je binnenlandse verkopen geef je nog steeds aan in je gewone btw-aangifte.
• B2B-verkopen aan een klant met een geldig EU-btw-nummer vallen meestal onder de verleggingsregeling: geen btw op de factuur, maar een wettelijke vermelding.
• Export buiten de EU is normaal gesproken belast tegen het nultarief, met bewijs van uitvoer.
• Voor ingevoerde zendingen met een lage waarde (tot € 150) bestaat een eigen regeling, IOSS. Die staat los van OSS.

Waar het tarief vandaan komt

Bij het afrekenen kan Shopify de btw van het land van bestemming rekenen zodra je de belastinginstellingen voor OSS hebt ingericht. Dat is de prijs die de klant betaalde. De factuur moet daar precies mee overeenkomen, met hetzelfde tarief en hetzelfde btw-bedrag, anders spreken je boekhouding en je OSS-aangifte tegen wat klanten in rekening is gebracht.

Het probleem is dat de factuur vaak ergens anders wordt gemaakt: in een facturatie-app of boekhoudsoftware met eigen btw-instellingen, vaak één keer ingericht voor binnenlandse verkopen. Eén standaardtarief dat op elke factuur wordt gezet, is een van de makkelijkst gemaakte OSS-fouten, en een van de moeilijkst te ontdekken.

Het verzendland beslist

Bij afstandsverkopen van goederen is het btw-land het land waar de goederen aankomen: het verzendadres, niet het factuuradres. Een klant met een factuuradres in jouw land die naar Polen laat verzenden, is een Poolse OSS-verkoop.

Dat is ook op de factuur van belang. Als de factuur het factuuradres in je eigen land toont, kunnen je systemen (of je nationale platform voor e-facturatie) haar als binnenlandse verkoop behandelen, terwijl de klant Poolse btw betaalde. Als het verzend- en het factuurland verschillen, moet het document het verzendland volgen.

Wisselkoersen

OSS-aangiften worden in euro’s ingediend. Als je in een andere valuta factureert, of in euro’s verkoopt terwijl je je boekhouding in een nationale valuta voert, zijn twee omrekeningen van belang:

• Op de factuur moet het btw-bedrag meestal in je nationale valuta worden vermeld, tegen de wisselkoers die de regels van je land voorschrijven. Een Roemeens bedrijf gebruikt bijvoorbeeld op facturen de referentiekoers van de Nationale Bank van Roemenië die vóór de factuurdatum is gepubliceerd.
• In de OSS-aangifte worden bedragen omgerekend naar euro’s tegen de koers van de Europese Centrale Bank op de laatste dag van het kwartaal.

Leg de koers op elke factuur vast. Als een bedrag maanden later niet lijkt te kloppen, is de koers die op het document staat het enige betrouwbare antwoord.

Veelgemaakte fouten

• Eén btw-tarief voor elke factuur. De winkel rekende 23%, op de factuur staat 21%.
• Factuuradres in plaats van verzendadres. Een grensoverschrijdende verkoop wordt als binnenlands aangegeven.
• OSS aan in het ene systeem, maar niet in het andere. Shopify rekent btw van het land van bestemming en de facturatietool weet dat niet, of andersom.
• Verouderde tarieven. Landen wijzigen hun btw-tarieven; een tarieventabel die één keer is gekopieerd, raakt verouderd.
• Geen vastlegging van wisselkoersen. Niemand kan het btw-bedrag in nationale valuta verklaren.

Hoe Opvelo het aanpakt

In Betaald worden & je cijfers kennen worden grensoverschrijdende verkopen gefactureerd met de btw van het land van bestemming onder de EU-OSS-regeling, tegen officiële wisselkoersen. Concreet:

• Het tarief komt uit de order. Opvelo leest de belasting die Shopify daadwerkelijk heeft gerekend en zet dat tarief op de factuur, gekoppeld aan het bijbehorende btw-type in je facturatiesoftware.
• Afwijkingen worden gesignaleerd, niet stilletjes gefactureerd. Als het tarief op een order niet overeenkomt met wat voor het land van bestemming wordt verwacht, bijvoorbeeld omdat OSS op de ene plek aan staat en op de andere uit, krijg je een melding in plaats van een onjuist fiscaal document.
• De factuur volgt het verzendland bij OSS-verkopen, zodat een grensoverschrijdende verkoop niet als binnenlandse wordt aangegeven.
• Export en B2B worden afgehandeld met de nultariefgevallen die daarbij horen.
• Btw-overzichten tonen je verkopen terwijl het bedrijf draait, en je accountant krijgt een schone export.

Opvelo maakt correcte facturen en de data erachter. Het indienen van de OSS-aangifte per kwartaal blijft bij jou of je accountant.

Voordat je OSS inschakelt

1. Controleer je grensoverschrijdende B2C-totaal van dit jaar tot nu toe.
2. Registreer je voor OSS bij je belastingdienst.
3. Stel de belastingen in Shopify zo in dat de btw van het land van bestemming wordt gerekend.
4. Zorg dat je facturatietool elk EU-tarief kent dat je gaat gebruiken, en uitgaat van het verzendland.
5. Bepaal wie de kwartaalaangifte voorbereidt, en op basis van welke data.

Dit artikel is algemene informatie, geen belastingadvies. Tarieven en nationale regels veranderen; controleer de details met je accountant.