Verkaufen in mehrere EU-Länder: OSS-Mehrwertsteuer für Onlineshops erklärt

Die ersten Bestellungen aus einem anderen EU-Land fühlen sich wie reiner Gewinn an. Dann kommen die Fragen: Wessen Mehrwertsteuer berechnen Sie, welcher Satz steht auf der Rechnung, in welcher Währung, und wer bekommt das Geld? Der One-Stop-Shop (OSS) der EU beantwortet die meisten davon, aber nur, wenn Ihr Shop, Ihre Rechnungen und Ihre Buchhaltung alle dieselbe Geschichte erzählen.

Dieser Artikel zeigt, wie OSS für einen Onlineshop funktioniert, der Waren an Verbraucher verkauft, und welche praktischen Details darüber entscheiden, ob die Zahlen am Quartalsende aufgehen.

Die Schwelle von 10.000 €

Seit dem 1. Juli 2021 gilt für Fernverkäufe von Waren an Verbraucher in anderen EU-Ländern eine Regel: Sobald Ihre grenzüberschreitenden B2C-Umsätze in der EU in einem Kalenderjahr 10.000 € übersteigen, berechnen Sie die Mehrwertsteuer des Landes der Kundin oder des Kunden, nicht Ihre eigene.

Einige Punkte, die Händler oft überraschen:

• Die 10.000 € sind eine EU-weite Gesamtsumme, nicht pro Land. Zehn Bestellungen nach Deutschland und zehn nach Italien zählen zusammen.
• Sie umfasst auch bestimmte grenzüberschreitende digitale Dienstleistungen, falls Sie solche verkaufen.
• Unterhalb der Schwelle dürfen Sie weiter Ihre heimische Mehrwertsteuer berechnen, können aber auch früher freiwillig zur Mehrwertsteuer des Bestimmungslandes wechseln.
• Überschreiten Sie die Schwelle im Laufe des Jahres, gilt die Mehrwertsteuer des Bestimmungslandes ab dem Verkauf, mit dem Sie sie überschreiten.

Für einen Shop, der in Europa wächst, ist es meist sicherer, von Anfang an mit der Mehrwertsteuer des Bestimmungslandes zu planen.

Was der One-Stop-Shop ändert

Deutsche Mehrwertsteuer auf eine deutsche Bestellung zu berechnen, hieß früher, sich in Deutschland für die Mehrwertsteuer zu registrieren. OSS nimmt Ihnen das ab: Sie registrieren sich einmal, in Ihrem eigenen Land, und melden all Ihre grenzüberschreitenden B2C-Umsätze in der EU in einer vierteljährlichen OSS-Erklärung, mit einer Zahlung. Ihre Steuerbehörde leitet den Anteil jedes Landes weiter.

Was OSS nicht ändert:

• Es gelten weiterhin die Steuersätze jedes Landes: 19 % in Deutschland, 20 % in Österreich, 21 % in Belgien, 23 % in Polen und so weiter. Auch ermäßigte Sätze richten sich nach dem Bestimmungsland.
• Ihre Inlandsumsätze melden Sie weiterhin in Ihrer normalen Umsatzsteuererklärung.
• B2B-Verkäufe an Kunden mit gültiger EU-USt-IdNr. fallen in der Regel unter das Reverse-Charge-Verfahren: keine Mehrwertsteuer auf der Rechnung, stattdessen ein rechtlicher Hinweis.
• Ausfuhren außerhalb der EU sind normalerweise mit Nachweis der Ausfuhr steuerfrei.
• Importierte Sendungen mit geringem Wert (bis 150 €) haben ein eigenes Verfahren, IOSS. Es ist von OSS getrennt.

Woher der Steuersatz kommt

An der Kasse kann Shopify die Mehrwertsteuer des Bestimmungslandes berechnen, sobald Sie Ihre Steuereinstellungen für OSS eingerichtet haben. Das ist der Preis, den die Kundschaft bezahlt hat. Die Rechnung muss genau dazu passen, mit demselben Satz und demselben Mehrwertsteuerbetrag. Sonst weichen Ihre Buchhaltung und Ihre OSS-Erklärung von dem ab, was den Kunden berechnet wurde.

Das Problem: Die Rechnung entsteht oft woanders: in einer Rechnungs-App oder Buchhaltungssoftware mit eigenen Mehrwertsteuereinstellungen, häufig einmal für Inlandsverkäufe eingerichtet. Ein einziger Standardsatz auf jeder Rechnung ist einer der leichtesten OSS-Fehler und einer der am schwersten zu entdeckenden.

Das Lieferland entscheidet

Bei Fernverkäufen von Waren ist das Mehrwertsteuerland das Land, in dem die Waren ankommen: die Lieferadresse, nicht die Rechnungsadresse. Eine Kundin mit Rechnungsadresse in Ihrem Land, die nach Polen liefern lässt, ist ein polnischer OSS-Verkauf.

Das zählt auch auf der Rechnung. Zeigt die Rechnung die Rechnungsadresse in Ihrem eigenen Land, behandeln Ihre Systeme (oder Ihre nationale E-Rechnungs-Plattform) den Verkauf womöglich als Inlandsverkauf, obwohl die Kundin polnische Mehrwertsteuer bezahlt hat. Unterscheiden sich Liefer- und Rechnungsland, sollte sich das Dokument nach dem Lieferland richten.

Wechselkurse

OSS-Erklärungen werden in Euro abgegeben. Wenn Sie in einer anderen Währung fakturieren oder in Euro verkaufen, Ihre Bücher aber in einer Landeswährung führen, kommt es auf zwei Umrechnungen an:

• Auf der Rechnung muss der Mehrwertsteuerbetrag in der Regel in Ihrer Landeswährung angegeben werden, zu dem Wechselkurs, den die Vorschriften Ihres Landes verlangen. Ein rumänisches Unternehmen etwa verwendet auf Rechnungen den Referenzkurs der Rumänischen Nationalbank, der vor dem Rechnungsdatum veröffentlicht wurde.
• In der OSS-Erklärung werden Beträge zum Kurs der Europäischen Zentralbank vom letzten Tag des Quartals in Euro umgerechnet.

Halten Sie den Kurs auf jeder Rechnung fest. Wenn eine Zahl Monate später seltsam aussieht, ist der auf dem Dokument gedruckte Kurs die einzige verlässliche Antwort.

Häufige Fehler

• Ein Mehrwertsteuersatz für alle Rechnungen. Der Shop hat 23 % berechnet, auf der Rechnung stehen 21 %.
• Rechnungsadresse statt Lieferadresse. Ein grenzüberschreitender Verkauf wird als Inlandsverkauf gemeldet.
• OSS in einem System aktiviert, im anderen nicht. Shopify berechnet die Mehrwertsteuer des Bestimmungslandes, das Rechnungstool weiß nichts davon, oder umgekehrt.
• Veraltete Sätze. Länder ändern ihre Mehrwertsteuersätze; eine einmal kopierte Satztabelle veraltet.
• Keine Aufzeichnung der Wechselkurse. Niemand kann den Mehrwertsteuerbetrag in Landeswährung erklären.

So löst Opvelo das

In Bezahlt werden & Zahlen kennen werden grenzüberschreitende Verkäufe mit der Mehrwertsteuer des Bestimmungslandes nach dem EU-OSS-Verfahren fakturiert, zu offiziellen Wechselkursen. Im Einzelnen:

• Der Satz kommt aus der Bestellung. Opvelo liest die Steuer, die Shopify tatsächlich berechnet hat, und übernimmt diesen Satz auf die Rechnung, zugeordnet zur passenden Mehrwertsteuerart in Ihrer Rechnungssoftware.
• Abweichungen werden gemeldet, nicht stillschweigend fakturiert. Passt der Satz einer Bestellung nicht zu dem, was für das Bestimmungsland zu erwarten ist (etwa weil OSS an einer Stelle aktiviert und an einer anderen deaktiviert ist), werden Sie gewarnt, statt ein falsches Steuerdokument zu erhalten.
• Die Rechnung richtet sich nach dem Lieferland bei OSS-Verkäufen, damit ein grenzüberschreitender Verkauf nicht als Inlandsverkauf gemeldet wird.
• Ausfuhren und B2B werden mit den nötigen Nullsatz-Fällen abgewickelt.
• Mehrwertsteuer-Ansichten zeigen Ihre Umsätze im laufenden Betrieb, und ein sauberer Export geht an Ihre Steuerberatung.

Opvelo erstellt korrekte Rechnungen und die Daten dahinter. Die vierteljährliche OSS-Erklärung abzugeben, bleibt Ihre Aufgabe oder die Ihrer Steuerberatung.

Bevor Sie OSS aktivieren

1. Prüfen Sie Ihre bisherige grenzüberschreitende B2C-Gesamtsumme für das Jahr.
2. Registrieren Sie sich bei Ihrer Steuerbehörde für OSS.
3. Richten Sie die Steuern in Shopify so ein, dass die Mehrwertsteuer des Bestimmungslandes berechnet wird.
4. Stellen Sie sicher, dass Ihr Rechnungstool jeden EU-Satz kennt, den Sie verwenden werden, und sich nach dem Lieferland richtet.
5. Legen Sie fest, wer die vierteljährliche Erklärung erstellt und aus welchen Daten.

Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ist keine Steuerberatung. Steuersätze und nationale Regeln ändern sich; klären Sie die Einzelheiten mit Ihrer Steuerberatung.