Sprzedaż do kilku krajów UE: procedura VAT OSS w pigułce dla sklepów internetowych

Pierwsze zamówienia z innego kraju UE wydają się czystym zyskiem. Potem pojawiają się pytania: czyj VAT naliczyć, jaką stawkę wpisać na fakturę, w jakiej walucie ją wystawić i kto dostaje pieniądze? Unijna procedura One-Stop Shop (OSS) odpowiada na większość z nich, ale tylko wtedy, gdy twój sklep, twoje faktury i twoje księgi opowiadają tę samą historię.

W tym artykule pokazujemy, jak OSS działa w sklepie internetowym sprzedającym towary konsumentom, i omawiamy praktyczne szczegóły, od których zależy, czy liczby zgodzą się na koniec kwartału.

Próg 10 000 €

Od 1 lipca 2021 roku sprzedaż wysyłkowa towarów konsumentom w innych krajach UE podlega jednej zasadzie: gdy twoja transgraniczna sprzedaż B2C w UE przekroczy 10 000 € w roku kalendarzowym, naliczasz VAT kraju klienta, a nie swojego.

Kilka kwestii, które często zaskakują sprzedawców:

• Kwota 10 000 € to jedna łączna suma dla całej UE, a nie limit na kraj. Dziesięć zamówień do Niemiec i dziesięć do Włoch liczy się razem.
• Obejmuje też niektóre transgraniczne usługi cyfrowe, jeśli je sprzedajesz.
• Poniżej progu możesz nadal naliczać krajowy VAT, ale możesz też wcześniej dobrowolnie przejść na VAT kraju przeznaczenia.
• Jeśli przekroczysz próg w trakcie roku, VAT kraju przeznaczenia obowiązuje od transakcji, którą go przekroczyłeś.

Dla sklepu, który rozwija się w całej Europie, zwykle bezpieczniej jest od początku planować rozliczanie VAT kraju przeznaczenia.

Co zmienia One-Stop Shop

Naliczanie niemieckiego VAT od niemieckiego zamówienia oznaczało kiedyś rejestrację do VAT w Niemczech. OSS to eliminuje: rejestrujesz się raz, we własnym kraju, i deklarujesz całą swoją transgraniczną sprzedaż B2C w UE w jednej kwartalnej deklaracji OSS, z jedną płatnością. Twój urząd skarbowy przekazuje każdemu krajowi należną mu część.

Czego OSS nie zmienia:

• Nadal obowiązują stawki każdego kraju: 19% w Niemczech, 20% w Austrii, 21% w Belgii, 23% w Polsce i tak dalej. Stawki obniżone również zależą od kraju przeznaczenia.
• Sprzedaż krajową nadal wykazujesz w zwykłej deklaracji VAT.
• Sprzedaż B2B do klienta z ważnym unijnym numerem VAT zwykle podlega odwrotnemu obciążeniu: na fakturze nie ma VAT, jest za to wymagana adnotacja.
• Eksport poza UE jest zazwyczaj opodatkowany stawką zerową, pod warunkiem posiadania dowodu wywozu.
• Importowane przesyłki o niskiej wartości (do 150 €) mają własną procedurę, IOSS. Jest ona odrębna od OSS.

Skąd bierze się stawka

Przy składaniu zamówienia Shopify może naliczać VAT kraju przeznaczenia, gdy skonfigurujesz ustawienia podatkowe pod OSS. To jest cena, którą zapłacił klient. Faktura musi się z nią dokładnie zgadzać, z tą samą stawką i tą samą kwotą VAT, w przeciwnym razie twoje księgi i deklaracja OSS nie będą zgodne z tym, ile faktycznie zapłacili klienci.

Problem w tym, że faktura często powstaje gdzie indziej: w aplikacji do fakturowania albo programie księgowym z własnymi ustawieniami VAT, często skonfigurowanymi raz, pod sprzedaż krajową. Jedna domyślna stawka wstawiana na każdą fakturę to jeden z najłatwiejszych do popełnienia błędów w OSS i jeden z najtrudniejszych do wychwycenia.

Decyduje kraj wysyłki

W sprzedaży wysyłkowej towarów krajem opodatkowania jest kraj, do którego towar dociera: liczy się adres dostawy, a nie adres rozliczeniowy. Klient z adresem rozliczeniowym w twoim kraju, który zamawia wysyłkę do Polski, to polska sprzedaż w ramach OSS.

Ma to znaczenie także na fakturze. Jeśli faktura pokazuje adres rozliczeniowy w twoim kraju, twoje systemy (lub krajowa platforma e-fakturowania) mogą potraktować ją jako sprzedaż krajową, mimo że klient zapłacił polski VAT. Gdy kraj dostawy i kraj rozliczeniowy się różnią, dokument powinien odpowiadać krajowi dostawy.

Kursy walut

Deklaracje OSS składa się w euro. Jeśli fakturujesz w innej walucie albo sprzedajesz w euro, a księgi prowadzisz w walucie krajowej, znaczenie mają dwa przeliczenia:

• Na fakturze kwotę VAT zwykle trzeba podać w walucie krajowej, po kursie wymaganym przez przepisy twojego kraju. Na przykład rumuńska firma stosuje na fakturach kurs referencyjny Narodowego Banku Rumunii opublikowany przed datą wystawienia faktury.
• W deklaracji OSS kwoty przelicza się na euro po kursie Europejskiego Banku Centralnego z ostatniego dnia kwartału.

Zapisuj kurs na każdej fakturze. Gdy po kilku miesiącach jakaś kwota wyda się podejrzana, kurs wydrukowany na dokumencie będzie jedyną wiarygodną odpowiedzią.

Najczęstsze błędy

• Jedna stawka VAT na wszystkich fakturach. Sklep naliczył 23%, a na fakturze jest 21%.
• Adres rozliczeniowy zamiast adresu dostawy. Sprzedaż zagraniczna zostaje wykazana jako krajowa.
• OSS włączony w jednym systemie, ale nie w drugim. Shopify nalicza VAT kraju przeznaczenia, a narzędzie do fakturowania o tym nie wie, albo odwrotnie.
• Nieaktualne stawki. Kraje zmieniają stawki VAT; tabela stawek skopiowana raz szybko się dezaktualizuje.
• Brak zapisu kursów walut. Nikt nie potrafi wyjaśnić kwoty VAT w walucie krajowej.

Jak robi to Opvelo

W obszarze Otrzymuj płatności i znaj swoje liczby sprzedaż zagraniczna jest fakturowana z VAT kraju przeznaczenia w ramach unijnej procedury OSS, po oficjalnych kursach walut. Konkretnie:

• Stawka pochodzi z zamówienia. Opvelo odczytuje podatek faktycznie naliczony przez Shopify i wpisuje tę stawkę na fakturę, przypisaną do odpowiedniego rodzaju VAT w twoim programie do fakturowania.
• Niezgodności są zgłaszane, a nie po cichu fakturowane. Jeśli stawka w zamówieniu nie zgadza się z oczekiwaną dla kraju przeznaczenia, na przykład dlatego, że OSS jest włączony w jednym miejscu, a wyłączony w innym, dostajesz alert zamiast błędnego dokumentu podatkowego.
• Faktura odpowiada krajowi dostawy w przypadku sprzedaży OSS, więc sprzedaż zagraniczna nie zostaje wykazana jako krajowa.
• Eksport i B2B są obsługiwane z odpowiednimi przypadkami stawki zerowej.
• Widoki VAT pokazują twoją sprzedaż na bieżąco, a uporządkowany eksport trafia do twojej księgowej.

Opvelo przygotowuje poprawne faktury i stojące za nimi dane. Złożenie kwartalnej deklaracji OSS pozostaje po twojej stronie lub po stronie twojej księgowej.

Zanim włączysz OSS

1. Sprawdź łączną wartość swojej transgranicznej sprzedaży B2C od początku roku.
2. Zarejestruj się do OSS w swoim urzędzie skarbowym.
3. Skonfiguruj podatki w Shopify tak, żeby naliczały VAT kraju przeznaczenia.
4. Upewnij się, że twoje narzędzie do fakturowania zna każdą stawkę unijną, której będziesz używać, i posługuje się krajem dostawy.
5. Ustal, kto przygotowuje deklarację kwartalną i na podstawie jakich danych.

Ten artykuł ma charakter ogólnej informacji i nie stanowi porady podatkowej. Stawki i przepisy krajowe się zmieniają; szczegóły potwierdź ze swoją księgową.