Vendere in più paesi dell'UE: l'IVA OSS spiegata ai negozi online

I primi ordini da un altro paese dell’UE sembrano solo un vantaggio. Poi arrivano le domande: di quale paese è l’IVA da applicare, quale aliquota va in fattura, in che valuta, e a chi vanno i soldi? Lo sportello unico dell’UE (OSS, One-Stop Shop) risponde alla maggior parte di queste domande, ma solo se il tuo negozio, le tue fatture e la tua contabilità raccontano tutti la stessa storia.

Questo articolo spiega come funziona l’OSS per un negozio online che vende beni ai consumatori, e i dettagli pratici che decidono se i numeri tornano a fine trimestre.

La soglia di 10.000 €

Dal 1° luglio 2021, le vendite a distanza di beni ai consumatori di altri paesi dell’UE seguono un’unica regola: quando le tue vendite B2C transfrontaliere nell’UE superano 10.000 € in un anno solare, applichi l’IVA del paese del cliente, non la tua.

Alcuni punti che spesso sorprendono i merchant:

• I 10.000 € sono un unico totale a livello UE, non per paese. Dieci ordini in Germania e dieci in Italia si sommano.
• Includono anche alcuni servizi digitali transfrontalieri, se li vendi.
• Sotto la soglia puoi continuare ad applicare l’IVA del tuo paese, ma puoi anche scegliere di applicare prima l’IVA di destinazione.
• Se superi la soglia nel corso dell’anno, l’IVA di destinazione si applica a partire dalla vendita che la supera.

Per un negozio che cresce in Europa, di solito è più sicuro pianificare l’IVA di destinazione fin dall’inizio.

Cosa cambia con lo sportello unico

Applicare l’IVA tedesca a un ordine tedesco significava registrarsi ai fini IVA in Germania. L’OSS elimina questo passaggio: ti registri una sola volta, nel tuo paese, e dichiari tutte le tue vendite B2C transfrontaliere nell’UE in un’unica dichiarazione OSS trimestrale, con un unico pagamento. La tua amministrazione fiscale trasferisce a ogni paese la sua quota.

Cosa l’OSS non cambia:

• Continuano ad applicarsi le aliquote di ciascun paese: 19% in Germania, 20% in Austria, 21% in Belgio, 23% in Polonia e così via. Anche le aliquote ridotte seguono il paese di destinazione.
• Le tue vendite nazionali si dichiarano ancora nella normale dichiarazione IVA.
• Le vendite B2B a un cliente con una partita IVA UE valida rientrano di solito nell’inversione contabile (reverse charge): nessuna IVA in fattura, e al suo posto una dicitura di legge.
• Le esportazioni fuori dall’UE sono di norma non imponibili, con la prova dell’esportazione.
• Le spedizioni importate di basso valore (fino a 150 €) hanno un proprio regime, l’IOSS. È separato dall’OSS.

Da dove viene l’aliquota

Al checkout, Shopify può applicare l’IVA del paese di destinazione una volta che hai configurato le impostazioni fiscali per l’OSS. Quello è il prezzo pagato dal cliente. La fattura deve corrispondere esattamente, con la stessa aliquota e lo stesso importo di IVA, altrimenti la tua contabilità e la tua dichiarazione OSS non coincideranno con quanto addebitato ai clienti.

Il problema è che la fattura viene spesso prodotta altrove: in un’app di fatturazione o in un software contabile con impostazioni IVA proprie, spesso configurate una volta per le vendite nazionali. Un’unica aliquota predefinita stampata su ogni fattura è uno degli errori OSS più facili da commettere, e uno dei più difficili da individuare.

Decide il paese di spedizione

Per le vendite a distanza di beni, il paese dell’IVA è quello in cui i beni arrivano: l’indirizzo di spedizione, non quello di fatturazione. Un cliente con indirizzo di fatturazione nel tuo paese che si fa spedire in Polonia è una vendita OSS polacca.

Questo conta anche in fattura. Se la fattura riporta l’indirizzo di fatturazione nel tuo paese, i tuoi sistemi (o la piattaforma nazionale di fatturazione elettronica) potrebbero trattarla come una vendita nazionale, anche se il cliente ha pagato l’IVA polacca. Quando il paese di spedizione e quello di fatturazione sono diversi, il documento dovrebbe seguire il paese di spedizione.

Tassi di cambio

Le dichiarazioni OSS si presentano in euro. Se fatturi in un’altra valuta, o vendi in euro ma tieni la contabilità in una valuta nazionale, contano due conversioni:

• In fattura, l’importo dell’IVA di solito deve essere indicato nella tua valuta nazionale, al tasso di cambio richiesto dalle regole del tuo paese. Per un’azienda rumena, per esempio, le fatture usano il tasso di riferimento della Banca Nazionale di Romania pubblicato prima della data della fattura.
• Nella dichiarazione OSS, gli importi si convertono in euro al tasso della Banca centrale europea dell’ultimo giorno del trimestre.

Registra il tasso su ogni fattura. Quando mesi dopo una cifra non torna, il tasso stampato sul documento è l’unica risposta affidabile.

Errori comuni

• Un’unica aliquota IVA per tutte le fatture. Il negozio ha applicato il 23%, la fattura dice 21%.
• Indirizzo di fatturazione al posto di quello di spedizione. Una vendita transfrontaliera viene dichiarata come nazionale.
• OSS attivato in un sistema ma non nell’altro. Shopify applica l’IVA di destinazione e lo strumento di fatturazione non lo sa, o viceversa.
• Aliquote non aggiornate. I paesi cambiano le aliquote IVA; una tabella copiata una volta diventa obsoleta.
• Nessuna registrazione dei tassi di cambio. Nessuno sa spiegare l’importo dell’IVA in valuta nazionale.

Come lo gestisce Opvelo

In Incassa e conosci i tuoi numeri, le vendite transfrontaliere vengono fatturate con l’IVA del paese di destinazione nel regime OSS dell’UE, ai tassi di cambio ufficiali. Nello specifico:

• L’aliquota viene dall’ordine. Opvelo legge l’imposta effettivamente applicata da Shopify e riporta quell’aliquota in fattura, abbinata al tipo di IVA corrispondente nel tuo software di fatturazione.
• Le discrepanze vengono segnalate, non fatturate in silenzio. Se l’aliquota di un ordine non corrisponde a quella attesa per il paese di destinazione, per esempio perché l’OSS è attivo in un posto e disattivato in un altro, ricevi un avviso invece di un documento fiscale sbagliato.
• La fattura segue il paese di spedizione per le vendite OSS, così una vendita transfrontaliera non viene registrata come nazionale.
• Esportazioni e B2B vengono gestite con i casi di non imponibilità di cui hanno bisogno.
• Le viste IVA mostrano le tue vendite man mano che l’attività procede, e un export pulito va al tuo commercialista.

Opvelo prepara fatture corrette e i dati che le supportano. La presentazione della dichiarazione OSS trimestrale resta a te o al tuo commercialista.

Prima di attivare l’OSS

1. Controlla il totale delle tue vendite B2C transfrontaliere dall’inizio dell’anno.
2. Registrati all’OSS presso la tua amministrazione fiscale.
3. Configura le imposte di Shopify per applicare l’IVA di destinazione.
4. Assicurati che il tuo strumento di fatturazione conosca ogni aliquota UE che userai, e che usi il paese di spedizione.
5. Decidi chi prepara la dichiarazione trimestrale, e da quali dati.

Questo articolo è un’informazione di carattere generale, non una consulenza fiscale. Le aliquote e le regole nazionali cambiano; verifica i dettagli con il tuo commercialista.