Att sälja i flera EU-länder: OSS-moms förklarad för webbutiker

De första ordrarna från ett annat EU-land känns som ren vinst. Sedan börjar frågorna: vems moms tar du ut, vilken momssats ska stå på fakturan, i vilken valuta, och vem ska ha pengarna? EU:s One-Stop Shop (OSS) besvarar de flesta av dem, men bara om din butik, dina fakturor och din bokföring berättar samma historia.

Den här artikeln går igenom hur OSS fungerar för en webbutik som säljer varor till konsumenter, och de praktiska detaljerna som avgör om siffrorna stämmer i slutet av kvartalet.

Tröskeln på 10 000 €

Sedan den 1 juli 2021 följer distansförsäljning av varor till konsumenter i andra EU-länder en enda regel: när din gränsöverskridande B2C-försäljning inom EU överstiger 10 000 € under ett kalenderår tar du ut momsen i kundens land, inte ditt eget.

Några punkter som ofta överraskar handlare:

• De 10 000 € är en enda total för hela EU, inte per land. Tio order till Tyskland och tio till Italien räknas ihop.
• Den omfattar även vissa gränsöverskridande digitala tjänster, om du säljer sådana.
• Under tröskeln får du fortsätta ta ut ditt hemlands moms, men du kan också välja destinationslandets moms tidigare.
• När du passerar tröskeln under året gäller destinationslandets moms från och med den försäljning som passerar den.

För en butik som växer i Europa är det oftast säkrast att planera för destinationslandets moms från början.

Vad One-Stop Shop ändrar

Att ta ut tysk moms på en tysk order brukade innebära att du måste momsregistrera dig i Tyskland. OSS tar bort det: du registrerar dig en gång, i ditt eget land, och redovisar all din gränsöverskridande B2C-försäljning inom EU i en kvartalsvis OSS-deklaration, med en enda betalning. Din skattemyndighet för vidare varje lands andel.

Vad OSS inte ändrar:

• Varje lands momssatser gäller fortfarande: 19 % i Tyskland, 20 % i Österrike, 21 % i Belgien, 23 % i Polen och så vidare. Även reducerade satser följer destinationslandet.
• Din inhemska försäljning redovisas fortfarande i din vanliga momsdeklaration.
• B2B-försäljning till en kund med ett giltigt momsregistreringsnummer i EU omfattas oftast av omvänd skattskyldighet: ingen moms på fakturan, och i stället en lagstadgad hänvisning.
• Export utanför EU är normalt nollskattesatt, med bevis på export.
• Importerade försändelser av lågt värde (upp till 150 €) har ett eget system, IOSS. Det är skilt från OSS.

Var momssatsen kommer ifrån

I kassan kan Shopify ta ut destinationslandets moms när du har ställt in dina skatteinställningar för OSS. Det är priset kunden betalade. Fakturan måste stämma exakt med det, med samma momssats och samma momsbelopp, annars kommer din bokföring och din OSS-deklaration inte att stämma med vad kunderna debiterades.

Problemet är att fakturan ofta skapas någon annanstans: i en faktureringsapp eller ett bokföringsprogram med egna momsinställningar, som ofta ställdes in en gång för inhemsk försäljning. En enda standardsats stämplad på varje faktura är ett av de lättaste OSS-misstagen att göra, och ett av de svåraste att upptäcka.

Leveranslandet avgör

Vid distansförsäljning av varor är momslandet det land där varorna kommer fram: leveransadressen, inte faktureringsadressen. En kund med faktureringsadress i ditt land som får varorna levererade till Polen är en polsk OSS-försäljning.

Det spelar roll på fakturan också. Om fakturan visar faktureringsadressen i ditt eget land kan dina system (eller ditt lands plattform för e-fakturering) behandla den som en inhemsk försäljning, trots att kunden betalade polsk moms. När leverans- och faktureringsland skiljer sig åt bör dokumentet följa leveranslandet.

Växelkurser

OSS-deklarationer lämnas i euro. Om du fakturerar i en annan valuta, eller säljer i euro men för bokföringen i en nationell valuta, spelar två omräkningar roll:

• På fakturan måste momsbeloppet oftast anges i din nationella valuta, till den växelkurs som ditt lands regler kräver. För ett rumänskt företag används till exempel Rumäniens centralbanks referenskurs som publicerats före fakturadatumet.
• I OSS-deklarationen räknas beloppen om till euro till Europeiska centralbankens kurs för kvartalets sista dag.

Registrera kursen på varje faktura. När en siffra ser konstig ut månader senare är kursen som står på dokumentet det enda tillförlitliga svaret.

Vanliga misstag

• En momssats för varje faktura. Butiken tog ut 23 %, fakturan säger 21 %.
• Faktureringsadress i stället för leveransadress. En gränsöverskridande försäljning rapporteras som inhemsk.
• OSS påslaget i ett system men inte i det andra. Shopify tar ut destinationslandets moms, faktureringsverktyget vet inget om det (eller tvärtom).
• Inaktuella momssatser. Länder ändrar sina momssatser; en tabell som kopierades en gång blir inaktuell.
• Inga uppgifter om växelkurser. Ingen kan förklara momsbeloppet i nationell valuta.

Så hanterar Opvelo det

I Få betalt och känn dina siffror faktureras gränsöverskridande försäljning med destinationslandets moms enligt EU:s OSS-system, till officiella växelkurser. Konkret:

• Momssatsen kommer från ordern. Opvelo läser den skatt Shopify faktiskt tog ut och sätter den satsen på fakturan, kopplad till motsvarande momstyp i ditt faktureringsprogram.
• Avvikelser flaggas, de faktureras inte i det tysta. Om momssatsen på en order inte stämmer med vad som förväntas för destinationslandet, till exempel för att OSS är påslaget på ett ställe och avslaget på ett annat, får du en varning i stället för ett felaktigt skattedokument.
• Fakturan följer leveranslandet vid OSS-försäljning, så att en gränsöverskridande försäljning inte redovisas som inhemsk.
• Export och B2B hanteras med de nollsatsfall de kräver.
• Momsvyer visar din försäljning medan verksamheten pågår, och en ren export går till din redovisningskonsult.

Opvelo tar fram korrekta fakturor och underlaget bakom dem. Att lämna den kvartalsvisa OSS-deklarationen är fortfarande ditt eller din redovisningskonsults ansvar.

Innan du slår på OSS

1. Kontrollera din totala gränsöverskridande B2C-försäljning hittills i år.
2. Registrera dig för OSS hos din skattemyndighet.
3. Ställ in skatterna i Shopify så att destinationslandets moms tas ut.
4. Se till att ditt faktureringsverktyg känner till alla EU-momssatser du kommer att använda, och att det utgår från leveranslandet.
5. Bestäm vem som förbereder kvartalsdeklarationen, och utifrån vilka uppgifter.

Den här artikeln är allmän information, inte skatterådgivning. Momssatser och nationella regler ändras; bekräfta detaljerna med din redovisningskonsult.